Gesonderte Absendernummer: Wann ist sie nötig?

In der Regel identifizieren sich Arbeitgeber im elektronischen Meldeverfahren anhand einer Betriebsnummer Diese erhalten sie von der Bundesagentur für Arbeit. Zahlstellen nehmen dafür eine Zahlstellennummer, die von der ITSG GmbH im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes vergeben wird.

Das Problem: Wenn Sie unterschiedliche Abrechnungssysteme einsetzen, ist eine getrennte Adressierung im elektronischen Meldeverfahren mit einer Betriebsnummer oder Zahlstellennummer nicht möglich. Um eine getrennte Adressierung zu ermöglichen, können Sie eine gesonderte Absendernummer beantragen.

Absendernummer ist nicht identisch mit Betriebsnummer

Die gesonderte Absendernummer erhalten Sie kostenlos bei der ITSG. Beachten Sie dabei, dass weiterhin die Betriebsnummer des meldenden Betriebes gilt.  Eine zusätzliche gesonderte Absendernummer können Sie nur als logische Unternummer für eine getrennte Adressierung der elektronischen Meldedaten verwenden. Die gesonderte Absendernummer gilt dann zusätzlich im Meldeverfahren zu einer vorhandenen Betriebsnummer und ist somit nicht als weitere Betriebsnummer zu verstehen.

Wann benötigt man konkret eine gesonderte Absendernummer?

Die komplette Entgeltabrechnung bzw. Abrechnung der Versorgungsbezüge und die daraus erforderliche Übermittlung der elektronischen Meldungen wird in Ihrem Hause durchgeführt. Sie nutzen aber für verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedliche Entgeltabrechnungsprogramme.

Werden nun die elektronischen Meldungen aus beiden Programmen unter einer Betriebsnummer versendet, so kann es hier – insbesondere bei den Rückmeldungen – zu folgendem Effekt kommen:  Das Programm, mit dem Sie zuerst Rückmeldungen abrufen,  erhält alle Rückmeldungen – auch die vom „anderen“ Programm. Um die Adressierung korrekt zu steuern, muss es eine zweite Adressierung (neben der Betriebsnummer) geben. Dafür kann eine gesonderte Absendernummer beantragt werden.

Wann benötigt man keine gesonderte Absendernummer?

Führt ein Dienstleister (Steuerberater, Rechenzentrum, etc.) für Sie die Übermittlung der elektronischen Meldungen oder sogar die komplette Entgeltabrechnung/ Abrechnung der Versorgungsbezüge durch, dann benötigen Sie keine gesonderte Absendernummer.

Der Absender der elektronischen Meldungen ist immer der Dienstleister mit seiner Betriebsnummer. Normalerweise gibt es hier keine Möglichkeit, eine gesonderte Absendernummer für einen einzelnen Arbeitgeber zu verwalten und damit Meldedaten anders zu adressieren. Diese anderweitige Adressierung ist auch nicht erforderlich, weil alle Rückmeldungen wieder beim Dienstleister eingehen und dort verarbeitet werden.

Weitere Voraussetzung für die Datenübermittlung

Wenn Sie mit einer gesonderten Absendernummer Meldedaten übermitteln wollen, dann benötigen Sie für die Datenübermittlung ein eigenes Zertifikat beim Trust-Center.

Dieses Zertifikat wird für das von Ihnen eingesetzte Verschlüsselungsprogramm wie zum Beispiel dakota benötigt, um die die elektronischen Meldedaten aus einem Entgeltabrechnungs- oder Zahlstellenprogramm zu übermitteln. Haben Sie ein solches Programm nicht in Ihrem Hause installiert, benötigen Sie keine gesonderte Absendernummer.

Wie beantrage ich eine gesonderte Absendernummer?

Sie können eine oder mehrere gesonderte Absendernummern zu einer Betriebsnummer zum Beispiel über die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal beantragen. Dabei müssen Sie jede Nummer einzeln beantragen. Anträge von knappschaftlichen Betrieben und Seefahrtsbetrieben leiten wir an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See weiter. Sobald wir Ihren Antrag bearbeitet haben, erhalten Sie für jede erteilte Nummer einen Zuteilungsbescheid per E-Mail. Danach können Sie ein Zertifikat für jede Nummer beim Trust Center beantragen. Dazu fügen Sie bitte dem Antrag als Nachweis den Zuteilungsbescheid hinzu. Alles Wichtige zur Beantragung eines Zertifikats beim Trust Center erfahren Sie hier.