dakota: für eine sichere Datenübertragung an die Krankenkassen

Im elektronischen Datenaustausch im Gesundheitswesen müssen alle Meldungen verschlüsselt versendet werden. Dafür bietet Ihnen die ITSG dakota.ag für Arbeitgeber und dakota.le für sonstige Leistungserbringer.
Das ist dakota

dakota ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen. Die Auflagen der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Daten mit personenbezogenem Inhalt auf dem Transportweg zu sichern, werden durch die Anwendung eines Sicherheitskonzeptes der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt.

Übrigens: Der Name dakota bezeichnet eine Produktfamilie der ITSG GmbH und steht als Akronym für ‚Datenaustausch und Kommunikation auf der Basis Technischer Anlagen‘. Sowohl für Arbeitgeber wie auch für Leistungserbringer gilt: Bevor Sie das Modul nutzen können, müssen Sie über dakota beim ITSG-Trust-Center ein Zertifikat beantragen.

dakota gibt es in zwei Varianten:

dakota.ag

… ist ausschließlich als Bestandteil (Modul) einer Entgeltabrechnungssoftware zu verwenden. Arbeitgeber können dakota.ag also nicht separat und direkt bei der ITSG kaufen.
Wichtiger Hinweis für Arbeitgeber: Wenn Sie dakota.ag einsetzen möchten, wenden Sie sich bitten an den Ersteller Ihrer Entgeltabrechnungssoftware.

Richtlinien, technische Beschreibungen

Das Meldeverfahren für Arbeitgeber wird in der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) und in den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger geregelt, Beitragsnachweise sind ebenfalls definiert. Diese Regelungen beschreiben auch die Versandwege und die Datenfernübertragung. Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch personenbezogener Daten ist ein geeigneter Schutz, wie er in der Security Schnittstelle für das Gesundheitswesen beschrieben ist.

Aktuelle Version von dakota.ag: Version 7.5 Build 5

Die neue dakota.ag Version wurde allen Softwarepartnern im Juni 2023 zur Verfügung gestellt.

Das dazugehörigen Benutzerhandbuch (PDF, ca. 3 MB) können Sie hier herunterladen.

Bitte beachten Sie: Die Einbindung von dakota.ag in die Entgeltabrechnungssoftware ist nur dann möglich, wenn diese systemuntersucht ist. Mehr über die Systemuntersuchung von Programmen für die Entgeltabrechnung finden Sie hier.

dakota.le

… ist nur als Modul einer Abrechnungssoftware mit den Krankenkassen nutzbar. Sonstige Leistungserbringer in Krankenhaus und Praxis können es also nicht direkt erwerben.
Wichtiger Hinweis für sonstige Leistungserbringer: Bitte wenden Sie sich an Ihren Software-Ersteller, wenn Sie dakota.le einsetzen möchten.

Richtlinien, technische Beschreibungen

Das Abrechnungsverfahren nach SGB V §302 für Sonstige Leistungserbringer ist in den gemeinsamen Grundsätzen geregelt. Diese Technischen Vorgaben beschreiben auch die Versandwege und die Datenfernübertragung. Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch personenbezogener Daten ist ein geeigneter Schutz, wie er in der Security Schnittstelle für das Gesundheitswesen beschrieben ist.

Aktuelle Version von dakota.le: Version 7.4 Build 2

Die neue dakota.le Version wurde allen Softwarepartnern am 28. März 2023 zur Verfügung gestellt.

Das dazugehörigen Benutzerhandbuch (PDF, ca. 3 MB) können Sie hier herunterladen.

Technische Voraussetzungen für den Einsatz von dakota.ag und dakota.le

Für einen reibungslosen Betrieb sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Betriebssystem: Windows 10 und Windows 11
  • 512 MB RAM
  • ca. 50 MB Festplattenplatz
  • Internetzugang
  • Microsoft.net Framework 4.8 full oder höher

Bei Nutzung der Mapi Schnittstelle wird nur ein 32-bit Client unterstützt.

Häufig gestellte Fragen
Allgemeine Fragen

Was ist dakota?

dakota ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen. Die Auflagen der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Daten mit personenbezogenem Inhalt auf dem Transportweg zu sichern, werden durch die Anwendung eines Sicherheitskonzeptes der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt. Alle Nutzdaten werden vor dem Versand verschlüsselt.

Der Name dakota bezeichnet eine Produktfamilie der ITSG und steht als Synonym für „Datenaustausch und Kommunikation auf der Basis Technischer Anlagen“.

Wo kann ich als Arbeitgeber dakota beziehen?

Die ITSG GmbH ist der Hersteller von dakota, vertreibt jedoch ausschließlich an Wiederverkäufer. Möchten Sie als Arbeitgeber oder sonstige Leistungserbringer das Modul einsetzen, wenden Sie sich bitte an den Anbieter Ihres Abrechnungssystems.

Wo kann ich als Softwarehaus dakota beziehen?

Interessieren Sie sich als Softwarehaus für dakota, wenden Sie sich per E-Mail an dakota@itsg.de

Wo erhalte ich als Endkunde Unterstützung für mein dakota-Problem?

Da die ITSG dakota ausschließlich an Wiederverkäufer vertreibt, bitten wir um Verständnis, dass wir Ihnen KEINEN direkten Endkundensupport anbieten können. Unterstützung können Sie von dem Softwaredistributor erhalten, von dem Sie dakota erworben haben.

Wie erhalte ich als Endkunde Updates von dakota?

Sie erhalten Ihr dakota-Update von Ihrem Softwarepartner.

Fragen zum Zertifikat

Was ist ein dakota-Zertifikat und warum brauche ich es?

Wenn Sie in Ihrer Software das Modul dakota zum ersten Mal öffnen, werden Sie nach einen dakota-Zertifikat gefragt. Dieses Zertifikat ist nötig, damit Sie über dakota verschlüsselte Meldungen an die Krankenkassen senden können. Haben Sie zuvor ein anderes Modul für den Datenaustausch mit den Krankenkassen verwendet, können Sie deren Zertifikat nicht für dakota verwenden.

Wie beantrage ich erstmalig ein Zertifikat? (Erstantrag)

Die Vorgehensweise zur Beantragung eines Zertifikates in dakota ist im Benutzerhandbuch im Kapitel „2.3 Inbetriebnahme mit dem dakota-Assistenten“ beschrieben. Das Benutzerhandbuch können Sie über START – PROGRAMME/ALLE PROGRAMME – DAKOTA aufrufen.

Was ist zu beachten, um rechtzeitig ein neues Zertifikat zu erhalten? (Folgeantrag)

Um ein neues Zertifikat (über dakota) zu beantragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie dakota über START – PROGRAMME/ALLE PROGRAMME – DAKOTA
  2. Wählen Sie den Menüpunkt ZERTIFIKATE – NEUES ZERTIFIKAT BEANTRAGEN
  3. Folgen Sie den Seiten des dakota-Assistenten, stellen den Zertifizierungsantrag und übermitteln ihn an das Trust Center.
  4. Führen Sie den Assistenten komplett aus und sichern Sie abschließend Ihre Daten.

Beachten Sie:

Stellen Sie zwei bis fünf Werktage vor Ablauf des Zertifikates den Antrag auf das neue Zertifikat. Die Bearbeitungszeit Ihres Antrages beim Trust Center kann sehr unterschiedlich sein und ist von verschiedenen Gegebenheiten abhängig, zum Beispiel das Auftragsvolumen im Trust Center, Klärungsbedarf bei Bearbeitung des Antrages usw.

Das Gültigkeitsdatum Ihres Zertifikates können Sie über ZERTIFIKATE prüfen. Ihr dakota erinnert Sie beim Versenden von Daten vor Ablauf der Gültigkeit, dass das Zertifikat in Kürze ungültig wird.

Ihr neues Zertifikat wird am Tag der Erstellung veröffentlicht und ist ab diesem Zeitpunkt aktiv und gültig. Das geschieht also unabhängig von der Gültigkeit des alten Zertifikats.

Beispiel:

  • Ein Zertifikat ist bis einschließlich 30.09.2016 gültig.
  • Das neue Zertifikat wird am 11.09.2016 beantragt und wird Ihnen vom Trust Center am 15.09.2016 abschließend bearbeitet zugesandt.
  • Das neue Zertifikat hat dann einen Gültigkeitszeitraum vom 15.09.2016 bis 14.09.2019.

Wie stelle ich sicher, dass dakota die Onlineschnittstelle des Trust Centers bedienen kann, wenn ich einen Proxy im Einsatz habe?

Überprüfen Sie Ihre Verbindungseinstellungen in dakota. Dies geschieht über KONFIGURATION – EINSTELLUNGEN. Klicken Sie hier nun auf PROXY EINSTELLEN.

Das Zertifikat konnte nicht rechtzeitig aktiviert werden

Das von Ihnen beantragte Zertifikat wurde noch nicht erstellt. Damit Sie dennoch termingerecht Ihre SV-Meldungen und/oder Beitragsnachweise versenden, können Sie alternativ die kostenlosen Ausfüllhilfen sv.net/standard bzw. sv.net/comfort verwenden, welche kein Zertifikat benötigen. Mehr Informationen zu sv.net finden Sie hier.

Wurde das Zertifikat in dakota korrekt eingelesen?

Wenn Sie überprüfen wollen, ob das Zertifikat korrekt installiert wurde, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie in der Abrechnungssoftware die Programmgruppe START – PROGRAMME/ALLE PROGRAMME – DAKOTA.
  • Starten Sie hier das Programm dakota.
  • Wählen Sie in dakota die Schaltfläche ZERTIFIKATE.
  • Es öffnet sich das Fenster der eingelesenen Zertifikate.
  • In der Mitte können Sie den Gültigkeitszeitraum des installierten Zertifikates (SCHLÜSSELDATEN – SCHLÜSSEL GÜLTIG VON … SCHLÜSSEL BIS) ablesen.

Wie sichere bzw. rücksichere ich mein Zertifikat?

Sie können über den Menüpunkt ZERTIFIKATE – SICHERUNG ERSTELLEN jederzeit eine Sicherung anfertigen bzw. über den Menüpunkt ZERTIFIKATE – SICHERUNG IMPORTIEREN jederzeit eine Sicherung importieren.

Die Sicherung befindet sich bei Ihnen auf dem PC dem von Ihnen ausgewählten Pfad. Wenn Sie eine Zertifizierungsanfrage an unser Trust Center gestellt haben bzw. die Zertifizierungsantwort von unserem Trust Center erhalten und in dakota eingelesen haben, wird automatisch eine Datensicherung Ihres Zertifikates angelegt.

Die Vorgehensweise, um eine Sicherung in dakota zu erstellen bzw. wiederherzustellen, ist im Benutzerhandbuch unter Kapitel „6.8 Sicherung erstellen“ und „6.9 Sicherung importieren“ beschrieben. Das Benutzerhandbuch können Sie über START – PROGRAMME/ALLE PROGRAMME – DAKOTA aufrufen.

Wie viele Zertifikate benötige ich, wenn unterschiedliche Abrechnungsstellen gemeldet werden müssen?

Sie benötigen zur Teilnahme am Verfahren lediglich ein Zertifikat auf der Grundlage Ihrer eigenen Betriebsnummer. Die Verwaltung mehrerer Abrechnungsstellen lösen Sie mit Hilfe der Mandantenfähigkeit Ihres Abrechnungsprogrammes. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Softwarepartner Ihrer Abrechnungssoftware und erfragen, wie Sie weitere Mandanten anlegen und abrechnen können.

Wie viele Zertifikate können maximal beantragt werden?

Sie können pro Betriebsnummer maximal zwei Zertifikate mit dakota beantragen. Wenn Sie die zulässige Anzahl überschreiten, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: „Für die angegebene Betriebsnummer 12345678 sind bereits 2 Zertifikate konfiguriert.“

Wenn Sie trotzdem ein Zertifikat für diese Betriebsnummer beantragen möchten, müssen Sie ein bereits bestehendes Zertifikat entfernen. Dazu starten Sie dakota (ohne Ihr Abrechnungsprogramm) und rufen die dakota-Zertifikatsverwaltung über die Schaltflächen ZERTIFIKATE auf. Über die dakota-Zertifikatsverwaltung können Sie z. B. das ältere Zertifikat entfernen und beantragen danach ein neues Zertifikat.

Bitte beachten Sie, dass jedes erstellte Zertifikat kostenpflichtig ist!

Für den Datenaustausch ist pro Arbeitgeber nur ein Zertifikat für eine Betriebsnummer im Verfahren zu verwenden. Gemäß den Spezifikationen für den Datenaustausch muss stets das Zertifikat mit der jüngsten Gültigkeit verwendet werden.

Technisch ist dies also möglich, aber es wird dringend davon abgeraten, da es zu Verarbeitungsproblemen mit Rückmeldungen kommen kann.

Was ist bei einer Änderung der E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dakota zu beachten?

Falls Sie via E-Mail mit den Krankenkassen kommunizieren, achten Sie darauf, dass dieses auch weiterhin sichergestellt ist. Sollten Sie den Versand über dakota E-Mail (SMTP) vornehmen, sind bei einer Änderung Ihrer E-Mail-Adresse im Menüpunkt VERSANDART ÄNDERN die Mail-Adresse und die Zugangsdaten zu Ihrem Internetanbieter zu aktualisieren.

Über die Hauptmaske von dakota KONFIGURATION – VERSANDART ÄNDERN gelangen Sie in das Menü für die Konfiguration der Versandart.

Informationen zu der Konfiguration der Versandart entnehmen Sie dem Benutzerhandbuch unter Kapitel „2.3.2 Konfiguration der Versandart“. Das Benutzerhandbuch können Sie über START – PROGRAMME/ALLE PROGRAMME – DAKOTA aufrufen.

Technische Fragen zu dakota

Welche Systemvoraussetzungen werden für dakota 7.4 / 7.5 und höhere Versionen benötigt?

Kann ich das Modul auch unter Linux (oder unter anderen Betriebssystemen) einsetzen?

Nein. dakota unterstützt ausschließlich Windows Betriebssysteme.

Wie konfiguriere ich einen Proxy-Server in dakota?

Die Proxyeinstellung kann man wie folgt festlegen:

Starten Sie dakota und gehen auf der Hauptmaske zum Menüpunkt KONFIGURATION – EINSTELLUNGEN. Klicken Sie hier nun auf PROXY EINSTELLEN.

Sollten im Internet Explorer bereits Proxydaten erfasst sein, werden diese Daten auch in dakota verwendet.

Was muss ich tun, damit dakota mit dem Internet kommunizieren kann, ohne dass die Firewall blockiert?

Schalten Sie folgende Internetadressen (URL’s) in Proxies und / oder Firewalls für dakota frei:
• https://verarbeitung.gkv-kommunikationsserver.de/extra (Port 443)
• https://agse.eservice-drv.de/KommServer/ExtraService (Port 443)
• https://stamm.dakotaag.info/ (Port 443)
• https://www.itsg-trust.de/ostcv25/antrag.php (Port 443)
• https://www.itsg-trust.de/ostcv25/auftrag.php (Port 443)
• https://www.itsg-trust.de/ostcv25/schluessel.php (Port 443)
• https://www.itsg-trust.de/ostcv25/liste.php (Port 443)
• TLS 1.2
• Datenverzeichnis von dakota als Ausnahme im Virenscanner einstellen.

Fehler 26 beim Versand der Daten an die Krankenkassen.

Wenn Sie beim Versand Ihrer Meldedateien diese Fehlermeldung erhalten, so führen Sie bitte ein Stammdatenupdate durch. Gehen Sie hierzu auf die Hauptmaske von dakota und wählen Sie STAMMDATEN – STAMMDATENUPDATE. Hier können Sie die Schlüssel der Annahmestellen online aktualisieren.

Fehler 28 beim Einlesen der Zertifizierungsantwort

Folgende Fehlerursachen sind möglich:

  • Die Zertifizierungsantwort wurde bei der Zustellung der Zertifizierungsantwort auf dem Transportweg beschädigt. In diesem Fall können Sie die Zertifizierungsantwort von der Seite www.trustcenter.info unter ONLINE-ANTRAGSVERFOLGUNG herunterladen und anschließend über die Maske von dakota verarbeiten.
  • Das Zertifikat passt nicht mehr zu Ihrem privaten Schlüssel. In diesem Fall haben Sie, nachdem Sie die Anfrage an das Trust Center gesendet haben, einen neuen Schlüssel erzeugt. Ab der dakota-Produktversion 3.0 liegt Ihnen sicherlich eine Sicherung Ihrer Zertifikatsanforderung an das ITSG-Trust Center vor. Sehen Sie hierzu den FAQ-Eintrag: „Wie sichere bzw. rücksichere ich mein Zertifikat?“. Nach erfolgter Rücksicherung der betreffenden Zertifikatsanforderung ist ggf. das Einlesen der Zertifizierungsantwort möglich.

Warum funktioniert bei mir das Stammdatenupdate für dakota über das Internet nicht?

Möglicherweise verändern installierte Sicherheitsprogramme (Firewalls oder Antivierenscanner) die Datei beim Prüfen. Evtl. wird auch keine Verbindung zum Server zugelassen bzw. das Herunterladen der Dateien (beispielsweise durch einen Proxy) verhindert.

Warum bekomme ich beim Senden meiner Quittungsdateien die Fehlermeldung: "Die Bestätigung konnte nicht durchgeführt werden, da mindestens eine ID ungültig ist."?

Diese Meldung tritt auf, wenn Sie versuchen, Löschmitteilungen für Quittungen zu versenden, welche bereits gelöscht wurden. Die Kommunikationsserver des DRV-Bund können damit die Quittungsdateien keiner Rückmeldung zuordnen.

Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Annahmestelle des DRV-Bund, da die ITSG GmbH zu Meldungen/Rückmeldungen, die die DRV-Server betreffen, keine Aussage treffen kann.

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