Systemuntersuchung

Für den elektronischen Datenaustausch im Gesundheits- und Sozialwesen dürfen ausschließlich Programme zur Abrechnung von Entgelten der Arbeitnehmer und Versorgungsbezügen (wie z.B. Betriebsrenten und Pensionen) eingesetzt werden, die eine sogenannte Systemprüfung bestanden haben. Diese Prüfung kann in Deutschland nur von dem Kernteam der ITSG zusammen mit Vertretern der Renten- und Unfallversicherung sowie der Bundesagentur für Arbeit durchgeführt werden. Dabei untersuchen wir, ob die Software den gesetzlichen Bestimmungen für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung und zu den unterschiedlichen Verfahren entspricht.

Die Systemuntersuchung richtet sich an Software-Ersteller, die ein Entgeltabrechnungs- bzw. ein Zahlstellenabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe entwickeln. Wir prüfen dabei jeweils das Entgeltabrechnungsprogramm, das Zahlstellenabrechnungsprogramm bzw. die Ausfüllhilfe auf die sozialversicherungsrechtlichen Komponenten. Die konkreten Inhalte der Systemuntersuchung sowie deren Durchführung werden von der ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes festgelegt und durchgeführt.

Seit dem 01.01.2022 umfasst die Systemuntersuchung zusätzlich die Programme von Zeiterfassungssystemen, soweit diese den Datenabruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber ermöglichen.

Die Rahmenbedingungen der Systemuntersuchung sind in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) definiert. Die Systemuntersuchung besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und der permanenten Qualitätssicherung:

• Die Systemprüfung basiert auf einem umfangreichen Pflichtenheft sowie Testaufgaben, die mittels des zu prüfenden Programms verarbeitet werden müssen.

• Zusätzlich zur initialen Systemprüfung ist eine Pilotprüfung nötig, in der das Programm von mindestens zwei Programmanwendern genutzt wird: Der laufende, tatsächliche Betrieb soll zeigen, dass das Programm ordnungsgemäß funktioniert und praktikabel in der Anwendung ist.

• Nach einer ersten, umfassenden Prüfung des jeweiligen Programms werden jährlich Prüfungen im Rahmen einer Qualitätssicherung durchgeführt.

Nach einer erfolgreichen Prüfung erhält der Software-Ersteller sowohl ein Zertifikat wie auch eine Produkt Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID), die ein Jahr lang – bis zur nächsten Prüfung – gültig ist. Die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger überprüfen diese Nummer. Ist die Version nicht mehr gültig, werden die Meldungen abgewiesen.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen sind für alle Software-Ersteller grundsätzlich kostenfrei.

Details zu den Prüfungen finden Sie auf den Seiten von gkv-ag.de.